תעשיות · משרדים
בקרת כניסה למשרדים ובניינים
בניין אחד, שוכרים רבים, כמה כניסות - הכול מנוהל ממקום אחד. גישה לפי חברה, לפי קומה ולפי שעה.
למה זה מסובך
בניין משרדים עם כמה שוכרים הוא המקרה הקשה
באף סביבה אחרת אין מערך דלתות אחד שצריך לשרת כל כך הרבה ארגונים שלא אמורים לראות את השטח זה של זה.
-
שוכרים שחולקים רק את הקומה התחתונה
לחברה בקומה 3 אין מה לחפש בקומה 7. לשתיהן כן צריך את הלובי ואת החניון. כל כלל צריך להחזיק שתי אמיתות בבת אחת.
-
אורחים כל היום, כל יום
בניין עם עשרים שוכרים מקבל עשרות מבקרים ביום, כשכל אחד מוזמן על ידי חברה אחרת ובקומה אחרת.
-
השעות שאף אחד לא תכנן
עובד שנשאר עד חצות וקבלן שמגיע בשש לתחזוקה צריכים תשובות שונות - ושניהם צריכים להיות מתועדים.
-
כרטיסים שלא חוזרים
כשחברה מפנה את המשרד, חלק מהכרטיסים עוזבים איתה. בניין שמנוהל בכרטיסים פיזיים נשאר עם חור שקשה מאוד לסגור.
היררכיית הגישה
בניין, קומה, שוכר
הכללים נקבעים בשלוש רמות ויורשים כלפי מטה, כך שמנהל הבניין לא צריך להכיר את הפרטים של הרשימה של כל שוכר.
אזור מי מורשה לעבור
- כניסה ראשית וחניון
- כל מי שעובד בבניין, ואורחים מזוהים
- מעליות ולובי הקומות
- רק הקומות שהאדם מורשה להגיע אליהן
- קומה 3 - שוכר א׳
- העובדים של שוכר א׳, והאורחים שהם הזמינו
- קומה 5 - שוכר ב׳
- העובדים של שוכר ב׳, והאורחים שהם הזמינו
- חדר שרתים ומחסנים
- הנהלת הבניין ו־IT בלבד
אורחים
כרטיס מבקר בפחות מדקה
מי שמצפה לאורח הוא זה שמנפיק את הכרטיס. הקבלה לא הופכת לתור, והבניין עדיין מקבל רישום.
- 1
המאחסן מזמין
שם, שעה משוערת, קומה. שלושה שדות, והכרטיס נוצר.
- 2
האורח מקבל קוד
קוד QR לשימוש חד־פעמי מגיע ב־SMS או בוואטסאפ, בתוקף רק לאותו חלון זמן.
- 3
סורק ונכנס
הקוד פותח את הכניסה ואת המעלית לקומה הנכונה, בלי לעקוף דרך דלפק.
- 4
הבניין מתעד
שם, שעת הגעה ולאיזה משרד הגיע - נשמרים ביומן הבניין.
מחוץ לשעות
ארבעה מקרים שחוזרים כל חודש
-
נשארים לעבוד
הגישה נמשכת אוטומטית עד שעה שנקבעה. מעבר לזה נדרש אישור מנהל, ובכל מקרה זה נרשם.
-
קבלן בלילה
כרטיס חד־פעמי לשעתיים, מוגדר לאזור אחד, שנפסק מעצמו ומשאיר רישום.
-
שבת וחגים
סגור כברירת מחדל. נפתח רק למי שמנהל אישר בשם לאותו יום.
-
משהו דחוף
מנהל פותח את הדלת מרחוק בשניות ומקבל התראה עם פרטי הכניסה, כך שהחריגה נראית ולא נשארת בשקט.
למנהל הבניין
מה רואים במסך אחד
-
מי נמצא בבניין
מספר בזמן אמת בפילוח לפי קומה ולפי שוכר - בדיוק הנתון שצריך בדקה הראשונה של פינוי.
-
כל שוכר מנהל את הרשימה שלו
שוכר מוסיף ומסיר את העובדים שלו, קובע את שעות הגישה שלו ומזמין את האורחים שלו. מנהל הבניין שומר על התמונה הכוללת בלי להיכנס לניהול היומיומי של אף אחד.
-
מצב השוכרים במקום אחד
מספר עובדים פעילים, תאריך חידוש חוזה ומצב ההרשאות לכל שוכר - במקום גיליון שמישהו מתחזק ביד.
-
התראות על מה שלא צפוי
ניסיון כניסה שנכשל, כניסה לאזור שאין לו כלל, או אורח שנשאר באתר מעבר לחלון שאושר - מייצרים התראה מיד.
קליטה וסיום
הבניין עוקב אחרי מערכת ה־HR של השוכר
גישה היא תוצאה של העסקה, ולכן היא צריכה להשתנות כשההעסקה משתנה - לא כשמישהו נזכר להגיש בקשה.
- עובד מתחיל
- ה־HR מוסיף אותו פעם אחת. הרשאות הבניין נקבעות מהתפקיד ומהשוכר, כך שהיום הראשון עובד בלי בקשה נפרדת לדלפק.
- עובד מסיים
- ה־HR סוגר את הרשומה. כל דלת בבניין נסגרת עבורו באותו רגע, בלי כרטיס לאסוף ובלי פער להסביר.
שאלות
שאלות של מנהלי בניינים
- האם כל שוכר יכול לנהל את הגישה שלו בעצמו?
- כן, וזו ההגדרה הרגילה. כל שוכר מקבל ממשק עצמאי שמכסה רק את האזורים שלו: מוסיף ומסיר עובדים, קובע שעות גישה ומזמין אורחים. מנהל הבניין רואה את הבניין כולו בלי להיגרר לשינויים היומיומיים של כל שוכר.
- כמה זמן לוקח להנפיק כרטיס לאורח?
- פחות מדקה. המאחסן מזין שם, שעת הגעה משוערת והקומה, והמערכת שולחת לאורח קוד QR חד־פעמי בוואטסאפ או ב־SMS.
- מה קורה כששוכר עוזב את הבניין?
- מנהל הבניין סוגר את פרופיל השוכר בקליק אחד, וכל ההרשאות של כל העובדים של אותה חברה נגמרות באותו רגע. אין כרטיסים לרדוף אחריהם ואין מפתחות נשכחים לדאוג להם.
- האם שוכר אחד יכול לראות את הנתונים של שוכר אחר?
- לא. העובדים, האורחים והיומנים של כל שוכר מופרדים ברמת הארגון. מנהל הבניין רואה תנועה ברמת הבניין; שוכר רואה רק את שלו.
נעבור על הבניין שלכם ביחד
שלושים דקות על תוכנית הקומות ורשימת השוכרים שלכם, שבהן בונים את ההיררכיה לפני שמתקינים משהו.